Dah lama nak story tapi malas teramat.Last april was a very tiring month. I have 2 big meetings that was held back to back. The 1st one, I was part of the ahli wajib. Then after that jadi urusetia. Yang part jadi ahli wajib tu not a really big deal. But, yang jadi urusetia tu buat aku and the whole unit macam separuh mati.
I was informed by my immediate boss regarding that big meeting 2 weeks before and my unit was the chosen one to incharge for that meeting. Tempat meeting kat terengganu. Sebab tu tajuk aku letak work cum holiday. Bolehla balik kampung sekali. Kira co-host dengan terengganu dan early plan to have 3 in 1 meeting. Maksudnya dalam 3 hari 3 meeting yang berlainan but will be chaired by the same person.
Can u imagine within that time given, kena cari hotel, dapatkan maklumbalas minit mesyuarat,senarai kehadiran, arrange dengan terengganu dari segi logistik untuk persediaan mesyuarat, dan bla,blaa, bla.... Masa ni memang menuntut kreativiti dan kepantasan berfikir. Yela, benda last minute ni memang banyak benda yang 'unsangkarable'.
Mula2 pasal hotel. Dah meeting melibatkan orang besar jadi tastepun mesti besar. Suggestion yang awal adalah to go for ryaz heritage. Survey punya survey x jadi sebab too costly. Bagi yang bos2 lepasla tapi kami urusetia x layak. Lagipun kalau diikutkan dalam keadaan gawat ni x digalakkan buat kat hotel. Tapi dah request kenala hamba yang menurut perintah. Finally, pilihannya adalah hotel primula. Lagipun, kat terengganu mana ada banyak pilihan. Tapi masa sesi perbincangan kat terengganu, sempatla gak melawat ryaz tu. Kiranya tepatla pilihan x pilih tempat tu. Bagi aku kurang sesuai sebab kena jalan jauh dari bilik ke meeting room.
Then, masalah timbul on minit mesyuarat. Meeting will start on Sunday. Thursday morning I received one call from one of Ketua Bahagian asking about the minit mesyuarat. After explaining a little bit, dia mention minit mesyuarat tu dah salah. Yang aku minta maklumbalas tu adalah untuk satu mesyuarat khas yang xde kena mengena langsung dengan upcoming meeting. X terkedu ke kau dibuatnya. Dahla before end conversation dia punya statement 'u continue jela dengan whatever yang u do'. Then terus hang up. Aku bengang + marah. Mana taknya. Aku diberitahu tula minit mesyuarat yang betul. Then cara dia cakap macam aku salah lak sedangkan bukan akupun yang pegi masa last meeting. How do I know which one which. Yang buat aku tambah bengang kenapa last minute baru inform sedangkan benda tu dah email lama. Maknanya dia baru bacala. Tapi yang pelik dan ajaib aku dapat maklumbalas untuk minit mesyuarat yang salah tu dari anak buah dia. So, apa maknanya? Lu fikirla sendiri. Tapi bagi aku tu maknanya kau x communicate dengan orang bawah.
But, at the end terpaksa gakla dapatkan minit mesyuarat yang betul, edit balik ke format maklumbalas then email to everybody. Dahla hari jumaat tu dah ada state yang cuti. Nasibla immediate bos aku tururt membantu calling2 member2 dia.Aku skip jela meeting yang tengah berjalan. Pada masa sama nak kena update senarai kehadiran untuk confirm transport ngan orang terengganu. Selaraskan talking point. Siapkan folder, buku program, token etc.
Dalam pada tu ada satu insiden berlaku. Aku call one person ni untuk dapatkan feedback. Sekali dia marah aku balik sebab dia kata minit tu salah dan dia salahkan aku sebab anggap aku urusetia. Dah bengang aku explain la kata minit tu last urusetia yang uruskan. Pas tu aku selamba je cakap kalau xde maklumbalas aku tinggal kosong jela. Lantakla. Baru gred tinggi sikit dah nak berlagak.
Yang buat aku lagi penat, hari khamis tu baru tahu ada tambahan 7 ahli baru. Kelam kabutla untuk call dan email surat panggilan mesyuarat. Then kena mohon kelulusan baru, booking bilik, confirm kehadiran. Aku hari Khamis dan Jumaat tu memang dah nak pengsan. Mana nak siapkan maklumbalas, check barang2, siapkan talking points dan mcm2 lagi. Dahla tu, tengahari Jumaat, babysitter aku mesej Hasif demam panas. Aku dah nak balik tengahari tu tapi kesian lak kat budak2 aku bertungkus lumus siapkan keje. At the end lepas keje aku kena balik gak sebab temperature x turun2. Malam tu budak2 aku balik dalam 9.30 malam.
Ok....sambung 2nd part.
I was informed by my immediate boss regarding that big meeting 2 weeks before and my unit was the chosen one to incharge for that meeting. Tempat meeting kat terengganu. Sebab tu tajuk aku letak work cum holiday. Bolehla balik kampung sekali. Kira co-host dengan terengganu dan early plan to have 3 in 1 meeting. Maksudnya dalam 3 hari 3 meeting yang berlainan but will be chaired by the same person.
Can u imagine within that time given, kena cari hotel, dapatkan maklumbalas minit mesyuarat,senarai kehadiran, arrange dengan terengganu dari segi logistik untuk persediaan mesyuarat, dan bla,blaa, bla.... Masa ni memang menuntut kreativiti dan kepantasan berfikir. Yela, benda last minute ni memang banyak benda yang 'unsangkarable'.
Mula2 pasal hotel. Dah meeting melibatkan orang besar jadi tastepun mesti besar. Suggestion yang awal adalah to go for ryaz heritage. Survey punya survey x jadi sebab too costly. Bagi yang bos2 lepasla tapi kami urusetia x layak. Lagipun kalau diikutkan dalam keadaan gawat ni x digalakkan buat kat hotel. Tapi dah request kenala hamba yang menurut perintah. Finally, pilihannya adalah hotel primula. Lagipun, kat terengganu mana ada banyak pilihan. Tapi masa sesi perbincangan kat terengganu, sempatla gak melawat ryaz tu. Kiranya tepatla pilihan x pilih tempat tu. Bagi aku kurang sesuai sebab kena jalan jauh dari bilik ke meeting room.
Then, masalah timbul on minit mesyuarat. Meeting will start on Sunday. Thursday morning I received one call from one of Ketua Bahagian asking about the minit mesyuarat. After explaining a little bit, dia mention minit mesyuarat tu dah salah. Yang aku minta maklumbalas tu adalah untuk satu mesyuarat khas yang xde kena mengena langsung dengan upcoming meeting. X terkedu ke kau dibuatnya. Dahla before end conversation dia punya statement 'u continue jela dengan whatever yang u do'. Then terus hang up. Aku bengang + marah. Mana taknya. Aku diberitahu tula minit mesyuarat yang betul. Then cara dia cakap macam aku salah lak sedangkan bukan akupun yang pegi masa last meeting. How do I know which one which. Yang buat aku tambah bengang kenapa last minute baru inform sedangkan benda tu dah email lama. Maknanya dia baru bacala. Tapi yang pelik dan ajaib aku dapat maklumbalas untuk minit mesyuarat yang salah tu dari anak buah dia. So, apa maknanya? Lu fikirla sendiri. Tapi bagi aku tu maknanya kau x communicate dengan orang bawah.
But, at the end terpaksa gakla dapatkan minit mesyuarat yang betul, edit balik ke format maklumbalas then email to everybody. Dahla hari jumaat tu dah ada state yang cuti. Nasibla immediate bos aku tururt membantu calling2 member2 dia.Aku skip jela meeting yang tengah berjalan. Pada masa sama nak kena update senarai kehadiran untuk confirm transport ngan orang terengganu. Selaraskan talking point. Siapkan folder, buku program, token etc.
Dalam pada tu ada satu insiden berlaku. Aku call one person ni untuk dapatkan feedback. Sekali dia marah aku balik sebab dia kata minit tu salah dan dia salahkan aku sebab anggap aku urusetia. Dah bengang aku explain la kata minit tu last urusetia yang uruskan. Pas tu aku selamba je cakap kalau xde maklumbalas aku tinggal kosong jela. Lantakla. Baru gred tinggi sikit dah nak berlagak.
Yang buat aku lagi penat, hari khamis tu baru tahu ada tambahan 7 ahli baru. Kelam kabutla untuk call dan email surat panggilan mesyuarat. Then kena mohon kelulusan baru, booking bilik, confirm kehadiran. Aku hari Khamis dan Jumaat tu memang dah nak pengsan. Mana nak siapkan maklumbalas, check barang2, siapkan talking points dan mcm2 lagi. Dahla tu, tengahari Jumaat, babysitter aku mesej Hasif demam panas. Aku dah nak balik tengahari tu tapi kesian lak kat budak2 aku bertungkus lumus siapkan keje. At the end lepas keje aku kena balik gak sebab temperature x turun2. Malam tu budak2 aku balik dalam 9.30 malam.
Ok....sambung 2nd part.
No comments:
Post a Comment